KPI სისტემა ბიზნესისთვის : როგორ იქცევა მიზანი გაზომვად შედეგად?

ბევრი კომპანია წლის დასაწყისში ადგენს მიზნებს : ზრდა, ეფექტიანობა, მომსახურების გაუმჯობესება ან გუნდის გაძლიერება. თუმცა, წლის ბოლოს ხშირად ჩნდება კითხვა : “როგორ ვიგებთ , რამდენად მივუახლოვდით ამ მიზნებს და რა გვაჩვენებს რეალურ პროგრესს? “

სწორედ ამ კითხვაზე პასუხის ძიებიდან იძენს მნიშვნელობას KPI (Key performance indicator), ანუ შესრულების ძირითადი ინდიკატორი.

 KPI არ არის უბრალოდ რიცხვი ან ანგარიშში ჩასმული მაჩვენებელი. ის არის მართვის ინსტრუმენტი, რომელიც ორგანიზაციას ეხმარება გაიგოს რამდენად ეფექტიანად მუშაობს კონკრეტული მიმართულება, პროცესი, გუნდი ან პოზიცია და სად არის საჭირო მენეჯერის მხრიდან რეაგირება. 

KPI , როგორც ბიზნესის მართვის ინსტრუმენტი

KPI ხშირად ერევათ ჩვეულებრივ მეტრიკაში. კომპანიას შეიძლება ჰქონდეს ბევრი მონაცემი - გაყიდვების რაოდენობა,  შესრულებული დავალებების რაოდენობა, შემოსავალი, ხარჯი, მომხმარებელთა უკუკავშირი. მეტრიკები აჩვენებენ ფაქტს, KPI კი აჩვენებს, რაც კომპანიის მიზნებისთვის რეალურად მნიშვნელოვანია. 

პრაქტიკაში KPI-ის შერჩევის ყველაზე სანდო მიდგომა SMART მეთოდია. კარგი KPI კონკრეტული, გაზომვადი და მიღწევადია, ორგანიზაციის მიზნებს უკავშირდება და გარკვეულ ვადაში ფასდება. 

მაგალითად, „გვინდა, რომ თანამშრომლები კმაყოფილები იყვნენ“ - ეს შეიძლება, კომპანიის მიზანი იყოს. KPI  მაჩვენებელი კი ასე გამოიყურება: „თანამშრომელთა კმაყოფილების ინდექსის მინიმუმ 75%-ის მიღწევა კვარტლის ბოლოს.“  სხვაობა მხოლოდ ფორმულირებაში არ არის. ამ ფორმულირებაში უკვე ჩანს, რას ვზომავთ, რა შედეგს ველით და რა ვადაში. 

HR ადმინისტრირებაში KPI-ები საშუალებას იძლევა შეფასდეს ისეთი პროცესების ხარისხი და ეფექტიანობა. როგორიცაა: დოკუმენტაციის სიზუსტე, ვადების დაცვა, შრომით-სამართლებრივი შესაბამისობა, შვებულებებისა და ბრძანებების მართვა და თანამშრომელთა მოთხოვნებზე რეაგირება. ამ მაჩვენებლების ანალიზის გზით, HR ადმინისტრირება ტექნიკური ვალდებულებიდან სტრატეგიული ინფორმაციის წყაროდ იქცევა.

ფეიროლი KPI-ის კონტექსტში

ფეიროლი, ანუ ანაზღაურების მართვის პროცესი, KPI სისტემისთვის მნიშვნელოვანი მონაცემთა წყაროა. მისი ანალიზი კომპანიას ეხმარება შეაფასოს არა მხოლოდ ხელფასების დროული და სწორი დარიცხვა, არამედ სამუშაო დროის, ზეგანაკვეთური დატვირთვის, გაცდენების, შვებულებებისა და სახელფასო ხარჯების მართვის ეფექტიანობა. 

ამ მიმართულებით KPI-ებად შეიძლება განისაზღვროს: ხელფასების დარიცხვის სიზუსტის მაჩვენებელი, ზეგანაკვეთური საათების პროცენტული წილი და სახელფასო ხარჯების  ბიუჯეტთან შესაბამისობა. 

ამგვარად, ფეიროლი მხოლოდ ადმინისტრაციული პროცესი აღარ არის - ის KPI სისტემის ნაწილია, რომელიც მენეჯმენტს პროცესების ხარისხისა და ხარჯების კონტროლის შესახებ მნიშვნელოვან ინფორმაციას აწვდის. 

სამუშაოს ანალიზი : KPI სისტემის საფუძველი

KPI-ების სწორად განსაზღვრა შეუძლებელია, თუ კომპანიას არ აქვს გააზრებული, რა ფუნქცია აქვს კონკრეტულ მიმართულებას, გუნდს ან პოზიციას და რა შედეგს უნდა აღწევდეს. 

ამიტომ KPI-ების სისტემის აწყობამდე მნიშვნელოვანია კომპანიის სტრატეგიული მიზნების გააზრება, ძირითადი ბიზნეს მიმართულებების განსაზღვრა, პროცესების ანალიზი, პოზიციებისა და პასუხისმგებლობების გადახედვა და  მონაცემების წყაროების იდენტიფიცირება.

მაგალითად, გაყიდვების მენეჯერის KPI ვერ განისაზღვრება მხოლოდ გაყიდული თანხით, თუ არ ვიცით, მისი როლი  რას გულისხმობს.  ასევე, HR მენეჯერის KPI ვერ იქნება მხოლოდ “დაქირავებული ადამიანების  X რაოდენობა “, თუ მისი რეალური ამოცანა სწორი ადამიანების მოზიდვა, მათი ადაპტაცია, შენარჩუნება და თანამშრომელთა გამოცდილების გაუმჯობესებაა. 

სწორედ ამიტომ KPI-ები უნდა ეფუძნებოდეს არა ზოგად წარმოდგენებს, არამედ კონკრეტული როლის პასუხისმგებლობებს, მოსალოდნელ შედეგებსა და იმ გავლენას, რომელსაც ეს როლი კომპანიის საერთო მიზნებზე ახდენს. 

KPI სისტემის დანერგვა : საიდან იწყება?

KPI სისტემის აწყობა არ ნიშნავს მხოლოდ ინდიკატორების ჩამონათვალის შედგენას. ეს არის მართვის სისტემის შექმნა, რომელიც კომპანიას ეხმარება მიზნების, პროცესების და შედეგების ერთმანეთთან დაკავშირებაში. 

პროცესში შესაძლებელია შემდეგი ეტაპების გამოყოფა:

1. სტრატეგიული მიზნების განსაზღვრა 
2. ძირითადი მიმართულებების იდენტიფიცირება
3. სამუშაოს ანალიზი
4. KPI-ების შერჩევა
5. მონაცემების წყაროების განსაზღვრა
6. მონიტორინგის სისტემის შექმნა
7. პასუხისმგებლობებისა და რეაგირების მექანიზმების განსაზღვრა

ქართული ბიზნესის კონტექსტი

ქართულ კომპანიებში KPI-ის კულტურა ჩამოყალიბების პროცესშია. ბევრი ორგანიზაცია ინტუიციით მართავს - გამოცდილება და „შეგრძნება“ ხშირად რიცხვებზე მეტი ნდობით სარგებლობს. მცირე გუნდებში ეს მიდგომა გარკვეულ ეტაპამდე მუშაობს. 

თუმცა ორგანიზაციის ზრდასთან ერთად პროცესები რთულდება, პასუხისმგებლობები ნაწილდება, მენეჯმენტს კი უფრო სანდო და სტრუქტურირებული ინფორმაცია სჭირდება. 

სწორად აწყობილი KPI-ების სისტემა კომპანიას ეხმარება:

• მიზნები გადააქციოს გაზომვად ამოცანებად
• დაუკავშიროს დეპარტამენტის მუშაობა საერთო სტრატეგიას
• შეაფასოს როგორც ბიზნესის, ისე HR პროცესების ეფექტიანობა
• დროულად ამოიცნოს პორბლემები
• გააუმჯობესოს მენეჯერული გადაწყვეტილებები
• შექმნას ანგარიშვალდებულებისა და შედეგზე ორიენტირებული სამუშაო კულტურა

 KPI-ის სისტემის მთავარი ღირებულება არის ის, რომ კომპანია იღებს უფრო მკაფიო სურათს საკუთარ საქმიანობაზე და შეუძლია იმოქმედოს მონაცემებზე დაყრდნობით. 

როგორ ეხმარება One Point კომპანიებს KPI სისტემის შექმნაში?

HR აუთსორსინგული კომპანია One Point კომპანიებს ეხმარება არა მხოლოდ HR პროცესების ადმინისტრირებაში, არამედ ორგანიზაციის ეფექტიანობის შეფასებასა და გაუმჯობესებაში.

ჩვენი მიდგომა ეფუძნება იმას, რომ KPI სისტემა უნდა იყოს პრაქტიკული, მარტივად გასაგები და ორგანიზაციის რეალურ საჭიროებებზე მორგებული. 

One Point ეხმარება კომპანიებს:

• ბიზნესს პროცესების ანალიზში;
• სტრატეგიული და საოპერაციო მიზნების გააზრებაში;
• დეპარტამენტებისა და პოზიციების როლების ანალიზში;
• შესაბამისი KPI-ების შერჩევაში და მაჩვენებლების განსაზღვრაში;
• ანგარიშგების სისტემის შექმნაში;
• KPI სისტემის პრაქტიკულ დანერგვასა და მონიტორინგის მექანიზმის შექმნაში;
• მონაცემებზე დაფუძნებული HR გადაწყვეტილებების მიღებაში.

თუ გსურთ,  პროცესები უფრო გამჭვირვალე, გაზომვადი და მართვადი გახდეს, KPI სისტემა ამის ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი საფუძველია.

One Point დაგეხმარებათ შექმნათ ისეთი სისტემა, რომელიც მხოლოდ პროცესებს კი არ მართავს, არამედ გაძლევთ სანდო ინფორმაციას უკეთესი გადაწყვეტილებების მისაღებად.