ონბორდინგი: გზა სამუშაო პროცესში სრულ ჩართვამდე

ონბორდინგის მიზანი ახალი თანამშრომლების სამუშაო გარემოში ინტეგრაციაა. ეფექტიანი ონბორდინგი ახალ თანამშრომელს სთავაზობს კომპანიაში ინტეგრაციისთვის საჭირო ცოდნას, უნარებსა და ქცევით მოდელებს.

ონბორდინგის პროცესი მოიცავს შემდეგ ეტაპებს:

• კომპანიის კულტურის, მისიის, ღირებულებებისა და ნორმების გაცნობა;
• სამუშაო როლის, პასუხისმგებლობებისა და მოლოდინების მკაფიო განმარტება;
• აუცილებელი ტექნიკური და სოციალური უნარების განვითარება;
• გუნდის წევრებთან პროფესიული კავშირების დამყარება;
• საჭირო ინსტრუმენტებზე, სისტემებსა და რესურსებზე წვდომის უზრუნველყოფა.
  
  

რა სარგებელი მოაქვს ონბორდინგს?

ონბორდიგნის პროცესის სწორად წარმართვა არა მარტო ახალი თანამშრომლისთვის, არამედ ორგანიზაციისათვისაც მნიშვნელოვანია. პრაქტიკას რეალური, გაზომვადი შედეგები აქვს.

Tanner Institute-ის მიერ 2018 წელს ჩატარებულმა კვლევამ აჩვენა, რომ წარმატებული ონბორდინგი 70%-ით ზრდის თანამშრომლებში ორგანიზაციასთან კუთვნილების განცდას, 50%-ით მათი სამუშაო პროცესში ჩართულობის  და 37%-ით მათ მიერ კომპანიის ღირებულებების აღქმისა და გააზრების ხარისხს.

სარგებელი ახალი თანამშრომლებისთვის

ონბორდინგი ახალ თანამშრომელს სამუშაო გარემოსთან ადაპტაციაში, თავისი როლისა და პასუხისმგებლობების გააზრებაში ეხმარება. შედეგად, ის უფრო მარტივად ხდება ორგანიზაციული კულტურის ნაწილი და უფრო ეფექტიანად ასრულებს სამუშაოს.

სარგებელი ორგანიზაციისთვის

ონბორდინგი ახალ თანამშრომლებში მოტივაციას ამაღლებს და გუნდში ადაპტაციას აადვილებს, რაც ორგანიზაციის გრძელვადიანი მიზნების მიღწევას უწყობს ხელს. ეფექტიანი ონბორდინგი ქმნის ძლიერ საფუძველს, სადაც ახალი თანამშრომლები აფასებენ და იაზრებენ კომპანიის ღირებულებებს და მაქსიმალურად იყენებენ საკუთარ პოტენციალს.

ონბორდინგის ძირითადი კომპონენტები

წარმატებული ონბორდინგი ხუთ კომპონენტს მოიცავს, ესენია:

შესაბამისობა (Compliance) - შრომის კოდექსის შესაბამისად დოკუმენტაციის შედგენა, შევსება და გაცნობა;

დაზუსტება (Clarification) - ახალი თანამშრომლის როლის, პასუხისმგებლობებისა და შეფასების კრიტერიუმების ნათლად განსაზღვრა;

კულტურა (Culture) - კომპანიის ღირებულებების, ტრადიციებისა და სამუშაო ეთიკის გაზიარება. მოიაზრება, როგორც ფორმალური წესები, ისე არაფორმალური ნორმები;

კავშირი (Connection) -  ახალი თანამშრომლის გუნდთან ადაპტაცია, რაც კოლეგებთან და მენტორებთან ურთიერთობების დამყარებას გულისხმობს;

თავდაჯერებულობა (Confidence) - ტრენინგებითა და კონსტრუქციული უკუკავშირის დახმარებით, ახალი თანამშრომლის უნარების განვითარება და თავდაჯერების ჩამოყალიბება. 

ონბორდინგის ეტაპები

ონბორდინგის პროცესი იყოფა ოთხ მკაფიო ეტაპად, რომლებიც კომპანიაში ახალი თანამშრომლის წარმატებულ საქმიანობას უყრის საფუძველს. 

პრე-ბორდინგი

პრე-ბორდინგი სამუშაო შეთავაზების მიღებისთანავე იწყება და პირველ სამუშაო დღემდე გრძელდება. ამ დროს კომპანია ახალ თანამშრომელთან მისალმების წერილს აგზავნის, საინფორმაციო მასალებს აწვდის, დოკუმენტაციის შევსებაში ეხმარება და სამუშაო სივრცეს ამზადებს.

ორიენტაცია

ორიენტაცია შესაძლოა პირველი სამუშაო დღიდან პირველი კვირის ჩათვლით გაგრძელდეს (დამოკიდებულია კომპანიის მასშტაბებსა და უშუალოდ, ახალი თანამშრომლის როლზე). ამ ეტაპზე ახალი თანამშრომელი ეცნობა გარემოს, ხვდება გუნდის წევრებს და ითავისებს კომპანიის მისიას, ხედვასა და ღირებულებებს. წარმატებული ორიენტაციის შედეგად, ახალი თანამშრომელი ორგანიზაციის კულტურას დეტალურად ეცნობა და მოვალეობების შესრულებას უფრო კომფორტულად უდგება.

ტრენინგი

ტრენინგის განმავლობაში ახალი თანამშრომელი ითვისებს როლის შესაბამის  კონკრეტულ სამუშაო უნარებს. ეს ეტაპი თეორიულ და პრაქტიკულ სწავლებას მოიცავს. როგორც წესი, ინიშნება მენტორი, რომელიც ახალ თანამშრომელს კითხვებზე პასუხობს, რთულ სიტუაციებში ეხმარება და რჩევებს აძლევს. 

ინტეგრაცია

ინტეგრაცია ონბორდინგის ბოლო და ყველაზე გრძელვადიანი ეტაპია, რომელიც თვეების განმავლობაში გრძელდება. ამ პერიოდში ახალი თანამშრომელი ორგანიზაციის სამუშო პროცესებში სრულად ერთვება, რეგულარულად ხვდება მენეჯერებს, ისახავს კონკრეტულ სამუშაო მიზნებს და პროფესიულად ვითარდება. სწორედ ინტეგრაცია განსაზღვრავს სტაბილურ თანამშრომლობასა და  მხარეების კმაყოფილებას.

რა გამოწვევები იჩენს თავს ონბორდინგის დროს და როგორ გადავჭრათ ისინი

ონბორდინგის პროცესი, კომპლექსურობის გამო, უკავშირდება სხვადასხვა გამოწვევას,  რომელთა დროული ამოცნობა და გადაჭრა პროცესის წარმატებისთვის გადამწყვეტია.

ინფორმაციული გადატვირთვა

გუნდის ახალი წევრები პირველივე დღეებში ბევრი ინფორმაციით იტვირთებიან. ეს კი მათში დაბნეულობას იწვევს და დეტალებზე ორიენტირებულობას ართულებს.

ამ გამოწვევის თავიდან ასაცილებლად, დაყავით ინფორმაცია მცირე, ადვილად ათვისებად ნაწილებად. შექმენით ციფრული სახელმძღვანელო, რომელიც ახალ წევრს საშუალებას მისცემს, საკუთარი ტემპით გაეცნოს მასალას.

როლის ბუნდოვანება

თუ ახალ თანამშრომელს თავისი როლისა და პასუხისმგებლობების შესახებ მკაფიო წარმოდგენა არ აქვს, მისი პროდუქტიულობა დროთა განმავლობაში შემცირდება.

საჭიროა შეიქმნას როლის ფარგლებში შესასრულებელი სამუშაოს დეტალური აღწერა, რომელიც მკაფიოდ განსაზღვრავს მოვალეობებსა და მოლოდინებს. დასახეთ კონკრეტული, გაზომვადი მიზნები პირველი 30, 60 და 90 დღისთვის. ჩაატარეთ რეგულარული შეხვედრები, სადაც მხარეებს შეეძლებათ გამოწვევებზე ისაუბრონ და გადაჭრის გზები დასახონ. 

არეული დოკუმენტაცია

მოუწესრიგებელი დოკუმენტები გუნდის ახალ წევრს საჭირო ინფორმაციასა და რესურსებზე წვდომას ურთულებს.

სასურველია, შექმნათ ცენტრალიზებული ციფრული პლატფორმა, სადაც ყველა საჭირო დოკუმენტს, რესურსსა და სასწავლო მასალას მოუყრით თავს. უმჯობესია, ისინი ლოგიკური თანმიმდევრობით დაახარისხოთ, რათა როლისთვის საჭირო კონკრეტული ინფორმაცია ადვილად გასაფილტრი და ხელმისაწვდომი იყოს.

კულტურული ინტეგრაციის სირთულეები

შესაძლოა, ახალბედა წევრმა კორპორაციულ კულტურაში სრული ინტეგრაცია ვერ მოახერხოს და გარიყულობის შეგრძნება დაეუფლოს.

დანიშნეთ მენტორი, რომელიც მას კომპანიის ფორმალურ და არაფორმალურ კულტურაში გაარკვევს. გუნდის წევრებთან ურთიერთობის გასაღრმავებლად, ჩაატარეთ არაფორმალური ღონისძიებები. 

გასაუმჯობესებელი ცოდნა და უნარები

თუ ახალ წევრს საკმარისი ცოდნა და უნარები არ აქვს, ის მოვალეობებს ეფექტურად ვერ შეასრულებს.

იმისათვის, რომ ნაკლებად გამოცდილი თანამშრომლის უნარები განავითაროთ და სამუშაოს სპეციფიკას მოარგოთ, აუცილებელია, ტრენინგების პროგრამა მის ინდივიდუალურ საჭიროებებს მოარგოთ. შექმენით სასწავლო გეგმა კონკრეტული უნარების გასავითარებლად, მიეცით პრაქტიკული დავალებები და დაუბრუნეთ უკუკავშირი.

მკაფიო პროცესის არარსებობა

ბევრ კომპანიაში ონბორდინგი არ არის სტრუქტურირებული. ამის გამო, პროცესი ხშირად არათანმიმდევრულია, მნიშვნელოვანი დეტალები გაუთვალისწინებელი რჩება და ეფექტიანობაც მცირდება.

გირჩევთ, ახალი თანამშრომლის აყვანამდე შექმნათ პოზიციისთვის ონბორდინგის დეტალური გეგმა, სადაც ზედმიწევნით განსაზღვრავთ ეტაპებს, ვადებსა და პასუხისმგებელ პირებს.

არაეფექტური კომუნიკაცია

არაეფექტური კომუნიკაცია ონბორდინგის პროცესში გაუგებრობებს, გუნდში ახალი თანამშრომლის ინტეგრაციის შეფერხებასა და დავალებების შესრულების გაჭიანურებას იწვევს.

თანამშრომლებთან დაამყარეთ ღია და გამჭვირვალე კომუნიკაცია. გუნდის ახალ წევრს კონკრეტული საკონტაქტო პირი მიუჩინეთ, რომელთანაც ნებისმიერ დროს შეეძლება დაკავშირება. დაგეგმეთ რეგულარული შეხვედრები, განიხილეთ პროგრესი, უპასუხეთ შეკითხვებს, ისაუბრეთ პრობლემებსა და მათი გადაჭრის გზებზე.

კომპანიებმა, რომლებსაც ონბორდინგის გაუმჯობესება სურთ, მნიშვნელოვანია, წინასწარ გაანალიზონ პოტენციური გამოწვევები და, სამუშაოს სპეციფიკიდან გამომდინარე, გადაჭრის გზები  დაგეგმონ.

როგორ გავზომოთ ონბორდინგის წარმატება?

ონბორდინგის წარმატება რამდენიმე კრიტერიუმით იზომება.

პირველი თანამშრომლების შენარჩუნების მაჩვენებელია — კომპანიაში დარჩენილი თანამშრომლების რაოდენობა. მაღალი შენარჩუნების მაჩვენებელი მიანიშნებს, რომ ონბორდინგის სტრატეგია წარმატებულია და თანამშრომლებსა და კომპანიას შორის ძლიერი კავშირი დამყარდა.

ონბორდინგის ეფექტიანობის განსაზღვრისთვის, მნიშვნელოვანია ის დრო, რომელიც ახალ თანამშრომელს საჭირო ცოდნის ასათვისებლად და უნარების განსავითარებლად სჭირდება. რაც უფრო მოკლეა პროდუქტიულობის მიღწევის დრო, მით უფრო წარმატებულია ონბორდინგი.
  

ახალი თანამშრომლების კმაყოფილების ქულები, რომლებიც გამოკითხვებით ვლინდება, ონბორდინგის ხარისხზე პირდაპირ და გაზომვად უკუკავშირს იძლევა. ქულებით ფასდება ისეთი ასპექტები, როგორებიცაა: საჭირო ინფორმაციაზე წვდომა, მენეჯერთან კომუნიკაციის ხარისხი, კომპანიის მისიის გააზრება და ა.შ. 

მნიშვნელოვანია შეფასდეს, რამდენად უწყობს ხელს ონბორდინგი ახალ და ძველ თანამშრომლებს შორის კავშირების გაღრმავებას. ადრეულ ეტაპზე მაღალი ჩართულობის დონეები ნიშანია, რომ გუნდის ახალი წევრები თავს ღირებულად გრძნობენ და მოტივირებულები არიან.

მენეჯერის უკუკავშირი კი ახალი თანამშრომლის განვითარებისა და ინტეგრაციის შესახებ მნიშვნელოვან ინფორმაციას იძლევა, რომლის მიხედვითაც, HR-ი ონბორდინგის ეფექტიანობას განსაზღვრავს.

ონბორდინგის დავალებებისა და ტრენინგის მოდულების დასრულების მაჩვენებლები სტრატეგიის თანმიმდევრულობას აფასებს. დასრულების მაღალი მაჩვენებლები მიუთითებს, რომ ახალი თანამშრომლები აქტიურად მონაწილეობენ პროცესში და მათთვის განკუთვნილ რესურსებს სრულად იყენებენ.

ამ საზომი კრიტერიუმების გათვალისწინებით, ონბორდინგის პროცესს ობიექტურად შეაფასებთ, დაინახავთ მის ეფექტურობას, გამოავლენთ ხარვეზებს და სამომავლოდ, გაუმჯობესებას შეძლებთ.

ონბორდინგი გრძელვადიანი სტრატეგიული პროცესია, რომელიც თანამედროვე ბიზნესის მოთხოვნების შესაბამისად, მუდმივ განახლებასა და გაუმჯობესებას საჭიროებს. ბევრი წარმატებული კომპანია სარგებლობს HR მომსახურებით, რაც მათ ეხმარება ახალი თანამშრომლების უკეთ ინტეგრაციასა და დროის დაზოგვაში. კომპანიებს, რომლებისთვისაც ეს პროცესი პრიორიტეტულია, კონკურენტებთან შედარებით მნიშვნელოვანი უპირატესობა აქვთ და გრძელვადიანი წარმატებისათვის მყარ საფუძველს ქმნიან.